Liebe Mediziner*innen, ein erfolgreicher Praxisumbau oder -modernisierung kann dazu beitragen, den Praxisbetrieb, die Arbeitsorganisation und damit das Arbeitsumfeld nachhaltig zu verbessern. Insbesondere bei einer Praxisübernahme oder im laufenden Praxisalltag können sich individuelle Anforderungen anstauen, die eine Anpassung notwendig machen. Allerdings kann die Durchführung eines Praxisumbaus eine komplexe Aufgabe sein, die viele Herausforderungen und Hürden mit sich bringt. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist es entscheidend, alle Aspekte des Umbaus zu planen und zu koordinieren.

Tipps für einen erfolgreichen Praxisumbau mit minimierter Schließzeit

Allerdings geht der Umbau bestehender Praxisräume im aktiven Praxisbetrieb oder mit Übernahme immer mit der Frage oder Angst einer langen Praxisschließzeit einher. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist es entscheidend, alle Aspekte des Umbaus zu planen und zu koordinieren. In diesem Zusammenhang möchten wir Ihnen einige Tipps zur Planung und Durchführung eines erfolgreichen Praxisumbaus vorstellen, um die Schließzeit so kurz wie möglich zu halten und die Wahrscheinlichkeit des Praxisbetriebs auf ein Minimum zu reduzieren.

Wie Sie den Umbau Ihrer Praxis erfolgreich koordinieren: 9 wertvolle Tipps:

Tipp 1: Eine reibungslose Umsetzung des Umbaus erfordert eine gründliche Vorbereitung, damit alle Leistungen und Gewerke wie ein Uhrwerk ineinandergreifen und eine optimale bzw. kompakte Ausführungszeit ohne Unterbrechungen gewährleistet ist.

Tipp 2: Wenn Sie eine längere Praxisschließung in Betracht ziehen, sollten Sie die Möglichkeit prüfen, den Praxisbetrieb interimsweise an einen anderen Ort im Gebäude zu verlagern. Insbesondere bei der ambulanten Betreuung von schwangeren Patientinnen oder anderen Patientengruppen kann dies eine sinnvolle Kompensationsmaßnahme darstellen.

Tipp 3: Fokussieren Sie sich nicht nur auf die eigentliche Bauzeit. Auch die Vorbereitungs- und Nacharbeiten wie Beräumung der Praxisflächen, Aufbau neuer Praxiseinrichtung, Feinreinigung, IT-Installation und Einräumen des Praxisinventars benötigen Zeit. Eine realistische Planung dieser Phasen hilft, den Umbau reibungslos und zeitlich effizient durchzuführen.

Die Zeit zwischen Abschluss der Umbaumaßnahmen und der Wiedereröffnung der Praxis kann der stressigste Zeitpunkt im gesamten Praxisumbau sein. Hier treten inhaltliche und zeitliche Versäumnisse der letzten Tage besonders deutlich zutage.

Tipp 4: Nicht ohne abgestimmten Projektzeitenplan. In einem kompakten Praxisumbau ist der Projektzeitenplan das „Drehbuch“ zum Erfolg. Was sich auf dem „Papier“ nicht plausibel darstellen lässt, insbesondere die Dauer und Abhängigkeit der einzelnen Gewerke, Trocknungs- oder Sperrzeiten, lässt sich in der Praxis auf engsten Raum schwer gerade biegen.

Tipp 5: Ein geringerer Koordinationsbedarf ergibt sich bei einer geringeren Anzahl an Ausbaugewerken. Es gibt verschiedene Vergabeformen für die einzelnen Gewerke oder die gebündelte Vergabe an ein Ausbauunternehmen, die jeweils Vor- und Nachteile haben. Es ist empfehlenswert, einen Bauleiter oder eine Bauleiterin mit Erfahrung und Präsenz im Umgang mit den Ausbaugewerken hinzuzuziehen.

Tipp 6: Neben einem gut abgestimmten Projektzeitenplan sind auch schlüssige Baupläne unerlässlich. Obwohl nicht alle Aspekte und Zusammenhänge auf Papier festgehalten werden können, ist es entscheidend, dass die Ausbaupläne auch die ergänzenden Schnittstellen zur Einrichtung und Ausstattung der Praxis berücksichtigen.

Tipp 7: Die Fortschritte und der Erfolg des Umbaus müssen regelmäßig eng überwacht und angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Ziele des Umbaus erreicht werden und der Wiedereröffnung nicht gefährdet wird. Je enger das Zeitfenster für den Umbau, desto häufiger die tägliche Präsenz Ihres Projekt- oder Bauleiters auf der Praxisbaustelle.

Tipp 8: Während der Bauphase sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie in der Regel stören und gleichzeitig zum wichtigsten „Ansprechpartner“ auf der Baustelle machen, (was Sie nicht Ihre Aufgabe ist). Um den Fortschritt der Arbeiten dennoch zu überwachen und bei Bedarf Entscheidungen zu treffen, sollten Sie regelmäßige Begehungen mit dem Bauleiter vereinbaren. Es ist jedoch ratsam, die Handwerker bei ihrer Arbeit nicht zu behindern und sich nicht in alle Details einzumischen.

Tipp 9: Eine Möglichkeit, wenn zeitliche oder räumliche Ressourcen knapp sind, besteht darin, den Umbau in mehreren Etappen durchzuführen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies zu einer entsprechenden Vervielfachung der Anlaufkosten, des Organisations- und Planungsaufwands führen kann. Ein solcher Schritt sollte daher in alle Richtungen geprüft werden.

Wir hoffen, dass Ihnen unsere Tipps bei der Planung und Durchführung eines erfolgreichen Praxisumbaus helfen. Wichtige Aspekte wie die Realisierbarkeit, der Zeitaufwand und die Kosten sollten gegebenenfalls berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Die Heilberufe Projekt UG ist ein erfahrenes Unternehmen, das sich auf die Planung und Durchführung von Praxisumbauten spezialisiert hat. Wir legen großen Wert auf eine detaillierte Planung und straffe Koordination, um den Praxisbetrieb während des Umbaus so wenig wie möglich zu beeinträchtigen. Unterstützung bei der Umbauplanung Ihrer Praxis – Kontaktieren Sie uns jetzt!